Media massa memiliki peran penting dalam menyebarkan informasi kepada publik. Oleh karena itu, dalam rangka mempromosikan acara atau kegiatan, seringkali diperlukan kerja sama dengan media massa untuk melakukan peliputan. Salah satu cara untuk menjalin kerja sama dengan media massa adalah dengan mengirimkan surat permohonan peliputan media.
Apa itu Surat Permohonan Peliputan Media?
Surat permohonan peliputan media adalah surat resmi yang dibuat oleh pihak penyelenggara acara atau kegiatan kepada pihak media massa untuk meminta agar acara atau kegiatan tersebut diliput.
Nah, surat ini harus dibuat dengan baik dan menarik agar menarik perhatian pihak media massa untuk meliput acara atau kegiatan tersebut.
Lantas, bagaimana membuat surat permohonan peliputan media? Simak struktur dan contohnya dalam ulasan berikut ini!
Struktur Surat Permohonan Peliputan Media
Surat permohonan peliputan media umumnya memiliki struktur sebagai berikut:
1. Kop Surat
Kop surat berisi informasi tentang pihak penyelenggara acara atau kegiatan, seperti nama organisasi, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk memudahkan pencatatan dan penyimpanan surat.
3. Lampiran
Lampiran berisi informasi tambahan tentang acara atau kegiatan, seperti press release, agenda acara, dan foto-foto acara.
4. Perihal
Perihal berisi maksud dan tujuan surat, yaitu permohonan peliputan media.
5. Kepada Yth.
Kepada Yth. berisi nama dan jabatan pihak media massa yang dituju.
6. Di Tempat
Di Tempat berisi alamat kantor media massa.
7. Isi Surat
Isi surat berisi permohonan peliputan media secara detail, seperti:
- Pengenalan singkat tentang acara atau kegiatan
- Tujuan dan manfaat acara atau kegiatan
- Waktu dan tempat pelaksanaan acara atau kegiatan
- Narasumber yang akan hadir dalam acara atau kegiatan
- Kontak person yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut
8. Penutup
Penutup berisi ucapan terima kasih dan harapan agar pihak media massa dapat mempertimbangkan permohonan tersebut.
9. TTD
TTD berisi nama dan jabatan pihak penyelenggara acara atau kegiatan.
Contoh Surat Permohonan Peliputan Media
Agar lebih mudah, berikut ini contoh surat permohonan peliputan media:
———————-
Kop Surat
Yayasan Peduli Anak Bangsa
Jalan Merdeka No. 17 Kota Makassar Sulawesi Selatan
Telepon: (0411) 888888
Email: peduli.anak.bangsa@email.com
Nomor Surat: 001/YPA/VI/2024
Lampiran: 1 (satu)
Perihal: Permohonan Peliputan Media Acara Pelatihan Pemberdayaan Anak Jalanan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Redaksi [Nama Media Massa] Di Tempat
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, kami dari Yayasan Peduli Anak Bangsa (YPA) ingin mengajukan permohonan peliputan media untuk acara Pelatihan Pemberdayaan Anak Jalanan yang akan dilaksanakan pada:
- Hari/Tanggal: Sabtu, 30 Juni 2024
- Waktu: 09.00 WITA – 15.00 WITA
- Tempat: Aula Gedung Serbaguna Kantor Walikota Makassar
Yayasan Peduli Anak Bangsa (YPA) adalah sebuah organisasi nirlaba yang bergerak di bidang pemberdayaan anak jalanan. Kami telah bekerja selama 10 tahun untuk membantu anak-anak jalanan mendapatkan pendidikan, pelatihan, dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk hidup mandiri.
Acara Pelatihan Pemberdayaan Anak Jalanan ini merupakan salah satu program unggulan YPA yang bertujuan untuk memberikan pelatihan keterampilan hidup dan kewirausahaan kepada anak-anak jalanan. Dalam pelatihan ini, anak-anak jalanan akan belajar berbagai macam keterampilan, seperti:
- Menjahit
- Memasak
- Membuat kerajinan tangan
- Kewirausahaan
Pelatihan ini diharapkan dapat membantu anak-anak jalanan untuk mendapatkan pekerjaan dan hidup mandiri di masa depan.
Dalam acara ini, akan hadir beberapa narasumber ternama, yaitu:
- Ibu [Nama Narasumber 1] – Kepala Dinas Sosial Kota Makassar
- Bapak [Nama Narasumber 2] – Pakar Pemberdayaan Masyarakat
- Ibu [Nama Narasumber 3] – Pengusaha
Kami yakin bahwa acara ini akan menarik perhatian banyak pihak, termasuk media massa. Oleh karena itu, kami mohon kepada Bapak/Ibu Redaksi untuk dapat meliput acara ini.
Bentuk peliputan yang kami harapkan adalah berita dan artikel di media cetak maupun online. Kami juga terbuka untuk bentuk peliputan lainnya, seperti siaran langsung atau talkshow.
Sebagai bentuk komitmen kami, kami akan menyediakan fasilitas kepada pihak media massa, seperti:
- Konsumsi
- Dokumentasi acara
- Narasumber untuk wawancara
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Yayasan Peduli Anak Bangsa
[Nama Ketua Yayasan]
——————————-
Baca juga : Cara Mengirim Beria ke Media Massa Online
Dengan mengikuti tips-tips di atas, surat permohonan peliputan media Anda dapat menarik perhatian pihak media massa dan acara atau kegiatan Anda dapat diliput secara luas.